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Vor allem für mittelständische Unternehmen liegt in Bereichen, denen in guten Zeiten meist wenig Beachtung, geschenkt wird, hohes Sparpotenzial. Beispiel Telekommunikation:
Bei Tausenden von verschiedenen Tarifen, Produkten und Services wird es immer schwieriger,den Marktüberblick zu behalten. Für Unternehmen, die mehr als 100 Mobilfunk- oder Datenkarten haben, macht sich die Zusammenarbeit mit einem unabhängigen externen Beschaffungsexperten, wie zum Beispiel HPI, schnell bezahlt. Kunden können die unterschiedlichen Tarif- und Serviceangebote anhand eines mitaktuellenDaten gefütterten Analysetools mühelosvergleichenund von den kostengünstigen Rahmenverträgenprofitieren, die HPI durch Auftragsbündelungabschließt. Daneben sinkt der Verwaltungsaufwand vonUnternehmen, denn HPI erledigt auch alle Abrechnungen– ein Monatsreport ersetzt Hunderte von Belegen.
Grundsätzlich gilt, dass der gezielte Zukauf von Dienstleistungen in der Beschaffung bei weitem günstiger ist, als das erforderliche Personal im Unternehmen vorzuhalten. Allerdings geht es bei der Auslagerung von Einkaufs- und Logistikprozessen keineswegs darum, Einkaufsabteilungen der Unternehmen zu schwächen oder gar obsolet zu machen. Ganz im Gegenteil: Im Haus muss stets genug Know-how verbleiben, um Dienstleister kompetent zu führen. Ziel ist, den Einkauf im Unternehmen zu stärken, damit diesem mehr Zeit für seine strategischen Kernaufgaben bleibt.
Ausschreibungen sind erst der Anfang – aber ein wichtiger
Externe Einkaufsexperten wie HPI setzen dort an, wo es Unternehmen an personellen Kapazitäten fehlt. Damit helfen sie den Mittelständlern, ihr Know-how und ihre organisatorischen Voraussetzungen zu verbessern.
Beispiel Ausschreibungsprojekte: Berechnungen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) zufolge liegt das Sparpotenzial bei elektronischen Ausschreibungen und Auktionen im zweistelligen Prozentbereich. Unternehmen sparen bei den Prozessen 17,5 Prozent und bei den Einstandspreisen 12 Prozent, so das Ergebnis des im Vorfeld der Fachmesse e-procure & supply 2009 durchgeführten „BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2009“, an dem sich 188 Unternehmen beteiligten.
Die Angebotsanfrage eines mittelständischen Unternehmens wird jedoch manchmal nicht ernst genommen.So geschehen, als eine mittelständische Brauerei sich bei der Energiebeschaffung nicht länger auf lokale Energieversorger beschränken, sondern von den günstigeren Angeboten des seit Ende der neunziger Jahre liberalisierten Energiemarkt profitieren wollte. Mit diesem Ansatz unterscheidet sich die Brauerei von vielen mittelständischen Unternehmen, deren Bereitschaft zum Anbieterwechsel eher gering ist. Einigen Versorgungsunternehmen war die bisherige enge Bindung der Brauereigruppe an den lokalen Anbieter bekannt – entsprechend skeptisch reagierten sie auf die Angebotsanfragen des Unternehmens. Dank ihrer umfassenden Marktkenntnis und günstigen Rahmenverträgen gelang es schließlich HPI, einen Einkaufspreis für die Brauerei zu erzielen, der deutlich unter dem jeweils geltenden Marktpreis lag. Positiver Nebeneffekt: Bereits nach dem ersten Wechsel, der in der Branche schnell bekannt wurde, bemerkte die Brauerei ein verändertes Auftreten seitens der Versorger. Die Gruppe wurde ab diesem Zeitpunkt als vollwertiger Marktteilnehmer und strategischer Kunde der Stromkonzerne anerkannt.
Einfacher heißt billiger – Bündelung spart Kosten
Ebenso wie die Energiebeschaffung sind auch C-Teile ein Bereich, dessen Einsparpotenziale häufig unterschätzt werden. In vielen Unternehmen wird diese Sparte aufgrund des hohen Verwaltungsaufwandes stiefmütterlich behandelt – nirgendwo wird systematisch erfasst, wer wann wo etwas bestellt. Abhilfe kann hier die Einführung einer e-Katalog Plattform für Lieferanten schaffen, bei der Mitarbeiter mit entsprechender Zugangsberechtigung Bestellungen für bestimmte Warenkörbe direkt aufgeben können. Für ein führendes Chemieunternehmen war diese Form des e-Procurement so erfolgreich, dass die Plattform an das interne SAPSystem angebunden wurde. Das nutzte nicht nur dem Unternehmen selbst, sondern auch den Lieferanten. Neue Zulieferer, die zuvor nicht an e-Procurement teilgenommen hatten, wurden in das System integriert. Insgesamt gelang es diesem Unternehmen durch diese Plattformlösung zusätzliche Einsparpotenziale von rund16 Prozent zu realisieren.Dass in der Reduktion von Komplexität erhebliches Sparpotenzial liegt, hat eine Studie der Universität St Gallen belegt: Überdurchschnittlich erfolgreiche Unternehmen verbuchen im Schnitt 20 Prozent niedrigere Einkaufskosten als das Branchenmittel. Noch deutlicher sprechen die Zahlen des BME: während mittelständische Unternehmen in Deutschland circa 175 aktive Artikel von 16 Lieferanten beziehen, haben Topunternehmen ihre Beschaffung im Schnitt auf rund 60 aktive Artikel von nur knapp 10 Lieferanten reduziert.
Umfassendes Beschaffungsmanagement ist vor allem dann lohnend, wenn auch die damit verknüpften Lieferprozesse einbezogen werden. Logistikprozesse betragen je nach Branche zwischen fünf und 20 Prozent des Unternehmensumsatzes. Prozessoptimierungen bieten folglich gute Einsparpotenziale, wie das Beispiel eines global operierenden Verpackungsherstellers zeigt. Dessen zahlreiche europäische Standorte verfügten weder über einheitliche IT-Systeme noch über gemeinsame Einkaufsstrukturen. Der Einsatz eines externen Dienstleisters war gefragt: Nach Analyse der Ist-Situation sowie potenziellen Einsparungen führten die Logistikexperten von HPI eine europaweite Transportausschreibung zur Bündelung des Transportvolumens durch. Anschließend analysierten sie mit Hilfe eines Frachtkostensimulationsprogramms die komplexe Struktur der angebotenen Frachttarife. So gelang es, unterschiedliche Frachtkostenszenarien zu bewerten und dem Kunden eine transparente Entscheidungsgrundlage zu liefern. Das Resultat: rund acht Prozent Logistikeinsparungen trotz steigender Preise in der Branche.
Die Beispiele zeigen: An Einsparungspotenzial mangelt es im Einkauf selten. Professionelle Ausschreibung, Bündelung von Aufträgen und Reduktion von Komplexität sind nur ein Teil der Strategien, für deren Umsetzung und Entwicklung es durchaus lohnt, externe Expertise einzukaufen. Eine detaillierte Analyse der Strukturen und Prozesse, die die gesamte Supply Chain auf den Prüfstand stellt, ermöglicht es, die gesamte Logistikkette so zu verbessern, dass sie auf lange Sicht kostentransparent und ganzheitlich gesteuert werden kann.
Checkliste: Ist Ihre Supply Chain optimal organisiert?
• Wie komplex ist Ihr Einkauf? Wie viele verschiedene Lieferanten haben Sie? Konzentrieren Sie Ihren Einkauf auf wenige Schlüssellieferanten! Steuern Sie wechselnden Bedarf durch Bündelung!
• Wie transparent sind Ihre Prozesse? Definieren Sie signifikante Abläufe, legen Sie Budgets und Werte fest! Führen Sie regelmäßige Soll-Ist Abgleiche durch!
• Wie effizient ist Ihre Lieferantenbewertung und Einkaufsabwicklung? Automatisieren Sie diese Prozesse
durch Nutzung von e-tools! Das hilft Ihnen, Einsparpotenziale zu entdecken und eigene Prozesskosten zu sparen!
• Wie funktioniert Ihr Berichtswesen? Ergebnisse des Einkaufs werden transparent und bewertbar, wenn es eine einheitliche Sprachregelung für Berichte gibt!
• Haben Sie im eigenen Unternehmen genügend Kapazität und Expertise, um kontinuierliche Marktbeobachtungen und Analysen durchzuführen? Lagern Sie Dienste, die Sie selbst nicht effizient übernehmen können, aus und konzentrieren Sie Ihre Einkaufsabteilungen auf Strategieentwicklung und Steuerung!
• Wie teuer kommt Sie Ihre Logistik? Verfügen Sie über die nötige Marktmacht, um günstige Preise bei Speditions- und Lieferfirmen auszuhandeln? Lagern Sie diese Prozesse aus und nutzen Sie branchenspezifische Expertise, um günstige Kostenvereinbarungen unabhängig vom Verkehrsträger zu verhandeln!
• Wie eng arbeiten in Ihrem Unternehmen Beschaffung und Finance/Controlling zusammen? Setzen Sie gemeinsam wirtschaftliche Zielsetzungen und Arbeitsstrukturen fest, um die Arbeit der Mitarbeiter effizient und zielgerichtet zu strukturieren!
Autor: Arnd Petmecky, COO
und Burkhard Schnitker, Geschäftsführer
HPI Industrial Solutions
Am Limes-Park 2
65843 Sulzbach (Taunus)
Tel.: + 49 (0)69 305-24716
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